POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la Ley estatutaria 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones para tratamiento y protección de datos personales, el Conjunto Residencial Alejandría Real 5, P.H identificado con el NIT No 901054891-6, ubicada en la Carrera 5 No 8-26 del Municipio de Mosquera, inscrito en la Secretaria de Gobierno el mismo municipio según resolución de personería jurídica No 075 del 27 de diciembre de 2016, adopta la presente política con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje de conformidad con la Ley.

La presente política de tratamiento y protección de datos personales, será aplicable a todas las bases de datos que por diferentes medios obtenga el Conjunto Residencial Alejandría Real 5, en virtud del desarrollo de su objeto social y en cumplimiento de la ley 675 de 2001 y del Reglamento de Propiedad Horizontal interno de la Copropiedad escritura pública 2304 del 13 de mayo de 2016.

OBJETIVO PRINCIPAL

Establecer las diferentes políticas y procedimientos necesarios para proteger, salvaguardar y administrar la información de bases de datos del Conjunto Residencial Alejandría Real 5, conforme a la Ley estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

ALCANCE

Esta política de tratamiento de la información de datos personales, aplica a todos los Colaboradores en todos los niveles e instancias, con los que el Conjunto Residencial Alejandría Real 5 establezca alguna relación en desarrollo de las funciones propias, como lo son: Empleados, Propietarios, Arrendatarios, Residentes, Niños, Niñas y Adolescentes, Proveedores de Bienes y Servicios, Visitantes. Aplica a todas las bases de datos y archivos de información personal que estén en poder o se traten en el Conjunto Residencial Alejandría Real 5 y que este dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012, Decreto único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes. La actual política es de estricto cumplimiento tanto de empleados, contratistas y terceros que obran como encargados del tratamiento de los datos en su nombre que tengan un vínculo con el Conjunto Residencial Alejandría Real 5 y deben adoptar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/ o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Como responsable del tratamiento de la información encontramos al Conjunto Residencial Alejandría Real 5, legalmente registrada mediante Personería Jurídica No 075 del 27 de diciembre de 2016, conforme lo dispuesto por la ley 1581 de 2012 y sus normas concordantes, quien para efectos de notificación y/o resguardo de la información tendrá como dirección principal la carrera 5 No 8-26 del municipio de Mosquera, correo electrónico alejandria5admon@gmail.com y su publicación se hará a través de la página web del conjunto www.alejandria real5.com.

MARCO LEGAL

Que la Constitución Política, artículo 15, establece “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.”

Que la Ley 1266 de 2008 dicta las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones, su articulo

Que la Ley estatutaria 1581 de 2012, Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013, Reglamentada Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015, dictan disposiciones generales para la protección de datos personales

En tal sentido, el tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas de acuerdo al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia que establece que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo, la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución Política de Colombia, Marco de Referencia Legal:

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 3 de la ley 1581 de 2012 se tiene las siguientes definiciones;

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Las definiciones en este documento son acordes a la normatividad vigente colombiana en lo que refiere a tratamiento y protección de bases de datos personales. Adicionalmente al cumplimiento de la ley 675 de 2001 y del Reglamento de Propiedad Horizontal interno de la Copropiedad para el desarrollo de su objeto social.

Así mismo, conforme al tipo de actividad desarrollada por el Conjunto residencial Alejandría Real 5, quien para efectos de cumplimiento de su actividad social se tiene que los datos recolectados son para uso exclusivo de identificación y/o manejo al interior del conjunto, esta información no se traslada ni comparte con sus colaboradores, empleados y/o empresas con las que realiza sus contratos, por ello se debe dar a entender algunas otras definiciones contempladas por las normas vigentes, así; 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable

Reglamento de Propiedad Horizontal: Estatuto que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal.

Copropietario: Persona Natural o Jurídica propietario de inmueble con derechos y deberes de copropiedad sobre el terreno y los demás bienes comunes que la componen.

Proveedor: Toda persona natural o jurídica que suministre bienes o servicios que requiera el conjunto residencial Alejandría Real 5 para su funcionamiento.

Visitante: Toda persona que ingrese a las instalaciones y no cuenta con un vínculo laboral con el conjunto residencial Alejandría Real 5, propietarios o arrendatarios.

Empleado:Persona que por su naturaleza se encuentra vinculada laboralmente al conjunto Residencial Alejandría Real 5.

PRINCIPIOS RECTORES

Principios generales que se acogen de la normatividad vigente en Colombia para garantizar la protección de los datos personales de los Copropietarios, empleados, exempleados, visitantes, contratistas, proveedores y demás públicos de interés del Conjunto residencial Alejandría Real 5, en el desarrollo de su objeto social:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones de Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones legales vigentes aplicables.

Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales por el Conjunto residencial Alejandría Real 5, obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

Principio de transparencia: En el Tratamiento de datos personales, el Conjunto residencial Alejandría Real 5, garantiza al titular, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley. Para estos propósitos la obligación del Conjunto residencial Alejandría Real 5, será de medio.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Conjunto residencial Alejandría Real 5, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases del Conjunto residencial Alejandría Real 5, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

PROCEDIMIENTOS PARA PROTECCION DE DATOS

AUTORIZACIÓN: Los titulares de los datos personales suministrados al Conjunto residencial Alejandría Real 5, ya sea por cualquier medio escrito, físico o electrónico, o a través de acciones inequívocas al ingresar de manera voluntaria a las instalaciones, o cuando navegan en nuestros canales tecnológicos (WEB, apps, correo, wasapt, etc) aceptan el tratamiento de los mismos y autorizan su uso conforme a las finalidades descritas en esta Política. Conjunto residencial Alejandría Real 5, utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registro o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los Titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN: El Conjunto residencial Alejandría Real 5, no requerirá autorización previa del Titular para realizar cualquier Tratamiento de Datos Personales en los siguientes casos:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los Titulares podrán en todo momento solicitar al Conjunto residencial Alejandría Real 5, la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de la Información, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

La solicitud de la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

El Conjunto residencial Alejandría Real 5, dispondrá de mecanismos gratuitos y de fácil acceso para que el Titular presente la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada. El canal dispuesto para este Derecho es por medio electrónico al correo alejandria5admon@gmail.com.

AVISO DE PRIVACIDAD:Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales, a través de este documento se informa al Titular la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

1. Canales de atención para que el titular acceda a sus derechos como lo son: el domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
4. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información

FINALIDADES, PROCEDIMIENTO Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales que el Conjunto residencial Alejandría Real 5 recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

1. GESTIÓN DE COPROPIETARIOS, ARRENDATARIOS Y RESIDENTES

El Conjunto residencial Alejandría Real 5 en virtud de la relación con cada uno de los Copropietarios, Arrendatarios y Residentes, debe tratar sus datos personales y/o Corporativos para el desarrollo de los diferentes procesos administrativos, manejo de comunicaciones, Boletines Informativos, eventos, información Contable y/o Financiera, Procesos Jurídicos, Manejo de Cartera, información sensible que sea necesaria para su protección integral y demás que en el desarrollo de su objeto social y buenas prácticas que permitan velar por un buen servicio a los grupos de interés.

Se limitará a obtener datos personales no sensibles y que permitan el desarrollo de sus funciones, así como el de identificación y cumplimiento a lo señalado por la ley 675 de 2001 frente a mantener actualizado el libro de registro de propietarios, para lo cual podrá obtener información de los mayores de edad tales como; nombres y apellidos, número de documento de identidad, censo de mascotas, vehículos de su propiedad, teléfonos de contacto, correo electrónico, aceptación de comunicación a través de correo.

Para acreditar la compra de un inmueble por parte de un propietario este lo deberá realizar a través de un documento legalmente aprobado es decir el certificado de libertad, este documento solo se recibirá en fotocopia de la primera y última hoja con sello de “NO VALIDO PARA TRAMITES” y se deberá archivar en la carpeta del inmueble para futuras consultas, no se deberá digitalizar.

2. GESTIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual bajo la normativa vigente para el suministro de bienes o servicios que requiera el Conjunto residencial Alejandría Real 5 para su funcionamiento.

3. GESTIÓN DEL CAPITAL HUMANO

En el desarrollo de sus procesos el Conjunto Residencial Alejandría Real 5, en el cual requiera recolectar información de personas naturales para procesos de selección con la finalidad de contratación en alguno de los cargos dispuestos para contratación directa para el tratamiento de los mismos, la información recolectada y suministrada por los candidatos será tratada con la finalidad de verificar el cumplimiento exclusivo de las políticas de contratación y requisitos exigidos por los órganos administrativos.

Una vez se realice la elección del candidato se eliminará la información de los demás proponentes y solo reposara la información de aquel se fue contratado, así mismo se mantendrá en archivo la información personal una vez termine su contrato con el Conjunto con el fin de tener el antecedente laboral.

4. GESTION DE DATOS BIOMETRICOS Y AUDIOVISUALES

La recolección de información biométrica y audiovisual (imágenes, audios, dactilar) está orientada a determinar de manera cierta la identidad de las personas que ingresan a las instalaciones del Conjunto residencial Alejandría Real 5, estas se obtendrán con la finalidad exclusiva de prevenir delitos, identificar a posibles responsables de conductas contrarias a las leyes nacionales y normas internas del conjunto, identificar las personas que ingresan y/o salen de la copropiedad, revisar en tiempo real y por grabación las actividades desarrolladas por residentes y visitantes en las zonas comunes con el fin de prevenir y atender situaciones que afecten la convivencia, seguridad y buena marcha del conjunto.

Para la entrega de imágenes la persona interesada deberá elevar una solicitud ante la administración en el cual exponga el motivo por el cual requiere las mismas y cuál será su destino, no se entregarán imágenes de video en los cuales se encuentre vinculado un menor de edad, este deberá contar con el permiso del padre del mismo o en su defecto por parte de autoridad competente. Las imágenes audiovisuales podrán ser requeridas en cualquier memento para identificar un hecho delictivo para lo cual se deberá dejar constancia por parte de la administración que dichas imágenes tendrán carácter de reservado y no podrán ser expuestas en ningún medio de difusión sin antes haber sido puestas a disposición de autoridad competente.

El conjunto podrá realizar grabaciones de audio y/o video instalado en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. Las áreas que se encuentren vigiladas mediante circuito cerrado, serán señalizadas en debida forma, no se podrá obtener grabaciones directamente de ventanas de los apartamentos y que puedan afectar la intimidad de los residentes, tampoco se permitirá a los residentes instalar cámaras de seguridad frente a sus inmuebles sin el debido permiso de la asamblea general de propietarios toda vez que el uso de las imágenes no estará regulado en esta política.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad y convivencia de las personas, de los bienes que se encuentran en las instalaciones, con finalidad de dejar constancia de las labores y actividades desarrolladas internamente, mantener controles de acceso de toda persona que ingrese a las instaciones, también como material requerido para la toma de decisiones de convivencia con base en la política de convivencia.

Las imágenes sólo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explícitas, que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras y durante el tiempo necesario para su finalidad.

Esta información podrá ser compartida con la empresa que presta los servicios de seguridad privada contratada por el Conjunto residencial Alejandría Real 5, con el objetivo de velar por la seguridad de usuarios, visitantes y bienes de la Copropiedad, de igual manera esta información podrá servir como evidencia ante comportamientos inadecuados ante la violación de lo estipulado en el Reglamento de Propiedad Horizontal y en más disposiciones adoptadas por el conjunto.

5. GESTIÓN DE RIESGOS Y EMERGENCIAS

Realizar una adecuada gestión de riesgos que nos permita atender de manera oportuna y adecuada emergencias que puedan afectar la integridad física de usuarios y visitantes, además de las instalaciones y bienes de la Copropiedad. Motivo por el cual es necesario tener información que nos permita analizar la carga ocupacional histórica y conocer en tiempo real la información de los usuarios y visitantes que se encuentren en las instalaciones.

6. GESTIÓN DE VISITANTES Y DOMICILIARIOS

Facilitar el acceso a las distintas locaciones de las instalaciones del Conjunto residencial Alejandría Real 5, reducir los tiempos de ingreso al contar con la información de requerir ingresar posteriormente a las instalaciones, controlar, monitorear y registrar la información histórica de ingresos de personal y activos a las instalaciones de la Copropiedad, a través de datos como: Nombre, Apellidos, Número de Cedula, vehículo, placas de vehículo, que se encuentren ligados a la identificación del titular.

7. INFORMACIÓN PERSONAL MENORES DE EDAD

El tratamiento de datos de menores de Edad (Art. 7 Ley 1581 de 2012) se realiza siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, y actúen a través sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor o su representación legal. El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representante legal del menor y cumplirán con parámetros tales como que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. En las bases de datos de información de residentes se deberá omitir información de los menores residentes, esta se podrá tomar en ocasiones especiales cuando la administración requiera para el desarrollo de actividades de bienestar.

ENTREGA DE INFORMACIÓN PERSONAL

La información se podrá compartir solo bajo los conceptos siguientes:

1. Por requerimiento de alguna entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden Judicial.
2. Por solicitud de las Compañías presentes en el Conjunto, restringida solo a usuarios, visitantes y empleados que ingresen a sus instalaciones.
3. Lo anterior bajo las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la presente Política.

DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos de los Titulares antes relacionados, podrán ejercerse por las siguientes personas:

a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Conjunto Alejandría Real 5.

b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d. Por estipulación a favor de otro o para otro.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Deberes de los Responsables del Tratamiento.El Conjunto Alejandría Real 5, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 675 de 2001.

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al conjunto residencial Alejandría Real 5 sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) El conjunto residencial Alejandría Real 5, actualizara la información de forma oportuna y revisara todas las novedades respecto de los datos que previamente haya obtenido y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta.

h) El conjunto residencial Alejandría Real 5, obtendrá, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) El conjunto residencial Alejandría Real 5, respetara las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitara las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

k) El conjunto residencial Alejandría Real 5, adopta el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la protección de datos y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) El conjunto residencial Alejandría Real 5, deberá revisar y actuar en forma oportuna cuando la información recolectada sea objeto de discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) El conjunto residencial Alejandría Real 5, informara a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) El conjunto residencial Alejandría Real 5 informara a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos o su representante y/o apoderado, puede ejercer sus derechos a consultar, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización bajo el siguiente procedimiento:

1. CANALES DE ATENCION: Por medio de correo electrónico a alejandria5admon@gmail.com, a traves de PQR desde la pagina web www.alejandriareal5.com, en forma escrita radicada en la oficina de administración ubicada en la carrera 5 No 8-26, conjunto residencial Alejandrìa Real 5.

La solicitud debe contemplar los siguientes requisitos:

• Nombres y apellidos del titular.
• Número de identificación del titular.
• Datos de localización del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, reclamo o revocatoria.
• Documentos que considere soportan su consulta, reclamo o revocatoria.
• Medio por el cual desea recibir respuesta
• Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
• Firma del peticionario.

Si el Titular actúa por sí mismo, deberá acreditar su identidad adjuntando copia del documento de identidad, manifestando de manera clara y expresa el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste.

Si se trata de causahabiente, deberá adjuntar copia del documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, manifestando de manera clara y expresa, el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste.

En caso de que el Titular actué mediante representación o apoderado deberá acreditarse tal calidad mediante poder debidamente conferido por el Titular del dato recolectado, manifestando de manera clara y expresa el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste.

En caso de actuar por medio de otra persona, se deberá aportar poder y/o autorización debidamente conferida por el Titular, y se deberá manifestar de manera clara y expresa el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste.

Para el caso de los menores de edad se solicitará a su representante o acudiente la presentación del documento que acredite el parentesco o relación que lo vincule como representante legal del menor

Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para ejercer cualquiera de los derechos previamente mencionados con relación a la protección de los datos se gestionarán de la siguiente manera:

Si la solicitud corresponde a una consulta, esta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta en el término indicado, Se informará al interesado y/o Titular los motivos de la demora, e indicará la fecha en la cual será atendida su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud corresponde a un reclamo con el objeto de corrección, actualización o supresión, esta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, Se informará al interesado y/o Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En todo caso, si la solicitud resulta incompleta o no es clara, Se requerirá al interesado y/o Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la comunicación para que subsane o aclare las falencias; una vez aclarada la solicitud, se incluirá en nuestra base de datos la leyenda “reclamo en trámite”.

Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

Adicionalmente, en el caso de solicitud de supresión o eliminación de nuestra base de datos, el Titular y/o interesado deberá manifestar de forma clara y concreta el motivo por el cual realiza tal solicitud y una vez recibida la solicitud y verificada la información se contará con el término de diez (10) días hábiles a la verificación para proceder a la eliminación y/o supresión de los datos personales del Titular o solicitante de las bases de datos del Conjunto. Finalizada la eliminación, se le informara al Titular o solicitante por el mismo canal mediante el cual se recibió la solicitud, y enviará prueba que respalde la comunicación. De igual forma informará al Titular o solicitante, cuando no fuere posible la eliminación total de los datos personales de las bases de datos, por ejemplo, por temas académicos, administrativos, contables, fiscales, legales, contractuales e históricos de la información, como la obligación en temas tributarios. No obstante, inhabilitará la información solicitada.

Sin perjuicio de lo anterior, y en caso de que sea requerida esta información por alguna entidad pública en ejercicio de sus funciones o por notificación judicial se reactivará el dato para cumplir con los términos de ley. Si el conjunto residencial Alejandría Real 5 no es la entidad competente para resolver un reclamo, dará traslado de este a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, si el nuevo responsable es identificable e informará de la situación al interesado para que pueda hacer seguimiento o identifique claramente la entidad a la cual debe dirigirse.

MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN

El conjunto residencial Alejandría Real 5 se compromete a adoptar las medidas de seguridad impartidas por las Superintendencia de Industria y Comercio acorde artículo 19 del decreto 1377 del 2013 para el tratamiento de datos personales. No obstante, el conjunto residencial Alejandría Real 5 en su proceso de mejora continua establece controles que permitan en la medida de lo posible conservar la información y su contenido para limitar el acceso de terceros no autorizado.

MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS

El conjunto residencial Alejandría Real 5 se reserva el derecho de modificar la presente política según lo requiera para su funcionamiento y cumplimiento normativo, en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas de privacidad y tratamiento de datos se dará a conocer su última versión a través de medios físicos, electrónicos o página Web.

ACEPTACIÓN DE ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

El titular de la Información acepta el tratamiento de sus datos personales conforme las finalidades de la presente política, al ingresar voluntariamente a las instalaciones, contrae un vínculo laboral, es proveedores de bienes o servicios, es residente, arrendatario y/o propietario o contrae cualquier otro vínculo contractual con el conjunto residencial Alejandría Real 5

ENTRADA EN VIGENCIA

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de fecha de su publicación el 10 de marzo de 2.021.

APROBACION Y ELABORACION

La presente se elabora y aprueba estando como Representante Legal y Administrador el señor DANIEL MORALES PARRA.